Индивидуалните (one-to-one) срещи: най-добрата инвестиция

„Когато лидерът си е свършил работата добре,
хората му казват – „Ние се справихме сами!“
Лао Дзъ

Известно е, че индивидуалните срещи укрепват взаимоотношенията между мениджърите и членовете на екипа им (понякога треньори, ментори и връстници също). Те също така насърчават честите проверки на работата и разговори между мениджърите и техните служители. Концепцията е доста ясна: срещайте се редовно, за да обсъждате напредъка по целите, ангажираността, професионалното развитие и други.

Въпреки че понякога може да ви отнеме много време, възвръщаемостта на инвестициите е огромна. Чрез редовни разговори мениджърите могат да развият доверие, както с отделни хора, така и в рамките на целия екип. Доверието на работното място заздравява екипите, създавайки безопасна среда за хората да работят по нови начини в режим на колаборация.

Индивидуалните срещи също са идеална възможност да развиете своите лидерски и менторски умения – нещо, което все повече се търси. Чрез умението да слушате активно членовете на екипа си и да предоставяйте насоки за подобрение и обратна връзка по пътя, вие подкрепяте представянето на служителите си и подобрявате цялостното представяне на екипа.

Как да се подготвим за срещата

1. Създайте си подходящата нагласа

Не прекалявайте с подготовката, тъй като целта на срещата е тя да бъде дискусия. Не е нужно да се стремите да имате подробен план за този тип срещи, тъй като е важно да насърчавате активното участие на човека, с когото разговаряте. Като мениджър, вашата роля е да обучавате и подкрепяте, като същевременно гарантирате, че вашите служители остават във фокуса на разговора.

Разговорът трябва да бъде достатъчно гъвкав, за да побере теми, които са от първостепенно значение и за двете страни. Затова е важо да имате списък с конкретни теми/въпроси, които искате да обсъдите, както и да оставите пространство да обсъдите теми, които са важни за другия.

За да запазите разговора неформален, можете да отидете на разходка, да изпиете кафе или да се срещнете за закуска – просто не забравяйте да вземете дискусионните си точки със себе си. Понякога провеждането на срещи извън официалната офис среда може да помогне на вашите хора да се чувстват по-комфортно при обсъждането на определени теми.

2. Сложете срещите в календара

За да бъдат ефективни индивидуалните срещи, те трябва да се случват редовно. След като се постигнете съгласие за честотата на срещите, уверете се, че те са насрочени и добавени като повтаряща се среща в календара, това е фин, но ясен начин за мениджърите да покажат, че са отдадени на процеса. Разбира се, възможно е да изникнат неотложни ангажименти, но в тези случаи, вместо да отмените срещата, направете всичко възможно да я насрочите за друг ден/час. Отмяната може да изпрати съобщението, че срещата не е важна за вас. Допустимо е да отменяте тези срещи, само ако в друг неформален разговор проведен извън насрочения, сте успели да покриете всички или поне повече от темите, които сте планирали. Но нека това да е по-скоро изключение, отколкото практика.

3. Бъдете гъвкави

Аджендата на срещите трябва да бъде изготвена съвместно с хората от екипа ви, важно е да ги насърчавате да споделят какви теми биха искали да обсъдят. Често срещаните теми могат да включват: текущи цели и техния напредък, навременна обратна връзка за изминалата седмица/месец, признание за постигнатото и насърчаване на добрите резултати, подготовка към годишната оценка на представянето, желания за развитие, актуални предизвикателства, нужда от подкрепа и др. Не забравяйте да потърсите обратна връзка за своето собствено представяне, за съвместната ви работа и за това как даденият човек се чувства в екипа.

Как да проведем срещата

Казаното в тази среща трябва да остане между мениджъра и техния служител. Мениджърът трябва да се съсредоточи върху задаването на въпроси и внимателното изслушване, за да разбере обратната връзка. Може да подготвите някои въпроси, но като цяло останете отворени в която и посока да върви разговорът.

Също така имайте предвид, че ако служителят работи дистанционно, срещите стават още по-важни и темите, които обсъждате, е важно да включват как служителят се чувства от работа от разстояние и дали трябва да бъде подкрепен по някакъв конкретен начин.

1. Слушайте активно

Слушането е важно умение, което мениджърите да развиват, особено с цел провеждане на ефективни индивидуални срещи. Слушайте внимателно какво се споделя и не забравяйте, че не просто слушате, за да бъдете учтиви, а за да можете да подкрепите служителите си по възможно най-добрия начин. Показвайки признание и уважение към контекста и мнението на другия човек, вие ще можете да изградите по-силна връзка със своя екип.

2. Дайте личен пример

Понякога е полезно да споделите някои лични истории или преживявания в контекста на срещата. Естествено е да искате да решите проблемите, с които вашите хора се сблъскват, като предоставите решението. Но споделяйки своя опит в подобни ситуация, вие предоставяте насоки, вдъхновение и подкрепа, за да подкрепите хората си по по-устойчив начин. Споделяйки своите лични предизвикателства и показвайки уязвимост, вие насърчавате хората да се отварят и да споделят проблемите, с които не са сигурни как да се справят.

3. Бъдете отворени за обратна връзка

Важно е да бъдете отворени за обратна връзка за собственото си представяне и развитие. Всъщност важно е да правите на преглед на лидерството си на определен период, без да е задължително на всяка среща, но не и единствено по време на годишната оценка. Добър период за това е на всеки три месеца, например. Като в периоди на интензивна промяна или динамика на работата, може търсите обратна връзка и по-често. За вашия личен успех (и този на компанията) е важно да знаете какво мисли екипът ви за вас и стила ви на управление. След като сте наясно какво работи и не работи с екипа, можете да дефинирате следващите стъпки, за да продължите да повтаряте и подобрявате процеса си.

4. Бъдете подготвени

Тема на срещата може да бъде почти всичко. Ако не сте сигурни какво да обхванете, отделете време, за да помислите кои са онези неща, които са от съществено значение за вашата съвместна работа, за културата и целите на компанията и за повишаването на мотивацията на хората. Ето и някои примерни теми и въпроси.

Трудови навици и работа на служителите

• По кое време на деня се чувстваш най-продуктивен?
• Какви промени биха могли да бъдат направени, за да можеш да оптимизираш деня си?
• В кои задачи прекарваш най-много време?
• Има ли такива, които биха могли да се оптимизират?
• Кои са най-сериозните разсейващи фактори за теб в момента?
• Срещаш ли някакви препятствия и ако да, какви са те?

Екипно сътрудничество

• Кой те вдъхновява в екипа? Защо?
• Искаш ли да получиш повече отзиви от други членове на екипа?
• Чувстваш ли се комфортно да даваш обратна връзка на другите?
• Имаш ли предложения за подобряване на начина, по който работим заедно?

Нива на ангажираност

• Какво най-много ти харесва да работиш?
• Какво най-малко предпочиташ да правиш и защо?
• Какво те държи ангажиран и вдъхновен в работата?
• Имаш ли притеснения по отношение на ролята ти или възможностите за развитие

Краткосрочни и дългосрочни цели за изпълнение

• Как напредваш в целите си? Имаш ли нужда от помощ?
• Срещаш ли предизвикателства? Какво може да помогне за премахването им?
• Как определи кои да са дългосрочните си цели?
• Коя част от работата смяташ, че е най-подходяща, за да постигнеш дългосрочни цели?

Цели и план за професионално развитие

• Как обичаш да учиш?
• Кои са някои умения, които би искал да развиеш?
• Какъв опит би искал да натрупаш?
• Какво ти харесва най-много и най-малко в работата?
• По какви проекти ти хареса да работиш напоследък и защо?
• Би ли се възползвал от коучинг/работа с ментор?
• Как мога аз да те подкрепя?

Обратна връзка за вас

• Как мога да те подкрепя по-добре в работата?
• Намираш ли моята комуникация за ясна и лесна за разбиране, или има ли нещо, което мога да направя,за да я подобря?
• Съобщавам ли ясно визията и мисията на нашата компания?
• Ясни ли са визията и целите на нашия екип?
• Чувстваш ли се овластен в ролята си?
• Чувстваш ли се подкрепен в кариерното си развитие?

Как да обобщим

Уверете се, че сте покрили важните точки по време на разговора и ако е уместно, създайте план за действие, който да се изпълни до следващата среща или друг подходящ срок.

Добре е да си водите бележки, за да можете да следите напредъка и да добавяте допълнителен контекст по обсъжданите теми. Така ще можете бързо да ги прегледате или преди следващата среща, или при подготовката за оценката за представяне.

Където е възможно, опитайте се да следите темите, след като са били обсъдени, така че когато се сблъскате с подобни предизвикателства в бъдеще, можете да погледнете назад към минали бележки и да започнете оттам.

Заключение

Индивидуалните срещи са чудесен инструмент за по-продължителни разговори между мениджърите и техните екипи. Тези сесии позволяват на мениджърите да проверят производителността, морала и да имат по-голяма контекстуална информираност за своите екипи, така че те изграждат по-ангажирани и по-ефективни екипи. След като мениджърите се научат да ги провеждат правилно и станат по-удобни, членовете на екипа им ще се почувстват по-ангажирани и оценени.

Срещите „one-to-one“ не трябва да бъдат само между мениджъри и служители. Независимо дали става въпрос за мениджър, колега на същото или по-високо ниво, ментор или дори клиент, важно е участниците редовно да си сътрудничат и да се подготвят за срещите, за да помогнат за подобряване на комуникацията и сътрудничеството с хората, с които работят най-много.

Източник: https://www.impraise.com/