„Офис пространство“
За да си осигурим необходимото ниво на концентрация, ментална и психическа нагласа за работа, е много важно в дома си да обособим „кът за работа“. Това може да е и стая, ако имате необходимото пространство. Но дори и да е масичка с лаптоп на нея, достатъчно е да знаете, че това е мястото за работа – не за почивка или гледане на филми, чатове с приятели и т.н. Седнете ли там, давате сигнал на цялото ви същество, че е време за работа. Важно е това пространство да е добре организирано, спретнато и чисто. Не го претрупвайте с ненужни неща, създайте си „чистота“ в пространството, която да подкрепя концентрацията и ефективността ви.
Офис настроение
Много изкушаващо е да работите по пижама или в любимите домашни дрехи. За хората, които са свикнали с работата от вкъщи, това не е никакъв проблем. Но ако това е ново за вас, препоръчваме да започвате работния ден в кондицията, в която бихте го направили и в офиса. Облечете си нещо свежо, работно, което да дава сигнал, че това, което предстои, е различно от седенето на дивана. Погрижете се за външния си вид, прическата, сложете парфюм или каквото обичайно правите при отиване в офиса. Това помага да създаваме вътрешна дисциплина за предстоящия ден.
Работно време
Важно е да определите работното време, което е най-подходящо за вас. Някои предпочитат гъвкавото работно време, което може да означава, че сутрин проверяват пощата с кафето, след което вършат задачи из къщи или дори си почиват, а останалата част от работата могат да вършат и до късно през нощта. Ако това е вашият ритъм – чудесно, спазвайте го. За други хора обаче е критично важно да могат да поставят категорично начало и край на работния ден, защото в противен случай са изложени на значителен стрес. Ако сте от втората група, погрижете се проактивно да спазвате работното си време, да не правите компромиси (освен ако не е абсолютно наложително) и да уведомите хората, с които работите, в какъв времеви диапазон сте на разположение. Важно е след това да изключите компютъра и да си осигурите приятни и разведряващи занимания, които да ви помогнат да се разтоварите от работния ден.
Почивки
Поставете си за цел да си осигурявате почивки през работния ден. За много хора работа от вкъщи може да означава – хранене от бюрото, кафе с цигара на компютъра и дори точно това, че липсват обичайните дистрактори, може да ни „подхлъзне“ да работим часове наред без да станем от бюрото. Ако трябва, направете си римайндъри на телефона или в календара, за да може на определени интервали да ставате, да правите няколко крачки, да пиете вода, да дадете почивка на очите и на тялото. Проветрявайте често, за да имате достъп до чист въздух, така необходим за активна мозъчна дейност.
Храна
Хранете се редовно – нито прекалено често (понеже хладилникът е само на пет крачки разстояние), нито прекалено рядко. Не се изкушавайте да прибягвате често до „бързи храни“. Подбирайте разнообразна, свежа храна. Не забравяйте, че в този режим движението обикновено е доста по-ограничено от обичайното, и следва да се компенсира със създаването (или поддържането) на здравословни навици.
Комуникация
Когато работим онлайн, сме по-малко достъпни за колегите си. Те не могат да станат, да дойдат до бюрото ни и да ни задават въпроси, когато решат. Това би могло да се отрази много добре на концентрацията ви и на личната ви ефективност.
Но същевременно трябва да осигурите на екипа си необходимата подкрепа. Това е от съществено значение за тяхната продуктивност, както и за вашите взаимоотношения и доверието помежду ви. Създайте си практика да отделяте време на дневна база – или по-често, ако естеството на работа го изисква – и просто да проверявате всеки от хората си: как е, има ли нужда от нещо, по какво работи в момента, можете ли да го подкрепите по някакъв начин или да му осигурите подкрепа от друг колега. Това, разбира се, трябва да бъде съобразено и с експертността на съответния човек. При по-опитните хора проверяваме как са, имат ли нужда от нещо. При по-новите и не толкова опитни ще се налага да им давате повече инструкции и дори да проверявате работата им известно време.
По отношение на срещите…
Уверете се, че провеждате теле/видеоконференции само когато ситуацията го налага – тема, която изисква обсъждане от участниците, необходимост от взимане на бързо решение или изслушване на аргументите от страна на всички участници. Ако решите да организирате среща, уверете се, че на нея присъстват само истински необходимите за целта хора. Останалите могат да бъдат уведомени за решенията по имейл.
Когато нещата не са спешни и могат да бъдат уговорени и решени по имейл или чат, когато са замесени по-малко хора и комуникацията може да бъде по-систематизирана и опростена, използвайте електронна поща или чат.
Време за неформална комуникация
Поддържането на взаимоотношенията с екипа може да е доста по-предизвикателно, когато работим от вкъщи. Затова много компании се грижат да поддържат неформалната комуникация в екипите си, тъй като при дистанционната работа значително се ограничават поводите за такива разговори. Ето някои идеи за екипа ви:
- Организирайте кратки виртуални срещи за рождени дни и други значителни поводи на хората от екипа;
- Започвайте работните екипни срещи с малко време всеки да сподели какво се случва при него в последните дни;
- Насрочете време за „виртуално кафе“ с екипа, в което да се видите и да поговорите по теми, различни от работните;
- Обаждайте се на хората от екипа ви просто за да ги чуете как са – не с цел да проследиш някой проект или задача, а просто да разберете какво се случва при тях в личен план;
- Въведете „бъди“ система, в която двама-трима хора от екипа да си помагат взаимно по определени задачи и по този начин да насърчите повече комуникация помежду им.