Работата с виртуални екипи не означава да работиш сам.
Означава да работиш с хората от разстояние.
С добро лидерство работата с виртуални екипи може да насърчи продуктивността и морала на хората ни.
При неефективно лидерство обаче може да наруши добрия ритъм на работа и трайно да демотивира хората ни.
За да управляваш ефективно виртуалния си екип, са необходими:
- съзнателни усилия
- гъвкавост
Изисква се също така постоянна комуникация и обратна връзка, за да сме сигурни, че нуждите на хората ни са посрещнати.
Основни принципи за работа във виртуални екипи
- Relationship: Изграждане на взаимоотношения и доверие
- Accountability: Вдъхване на отговорност
- Motivation: Мотивация за постигане на целите
- Processes & Procedures: Въвеждане на ясни процеси и процедури
Изграждане на взаимоотношения и доверие
Комуникация
Комуникация, комуникация и още комуникация. При управлението на виртуални екипи, трябва да сме наясно, че рискът да „предозираме“ с комуникация отстъпва място на нуждата от постоянна информираност. Важно е да обърнем особено внимание на комуникацията, тъй като във виртуална среда съвсем естествено сме лишени от личния контакт и от множеството канали, през които комуникираме на живо – невербална комуникация, езика на тялото, усещането за чуждата емоция. Затова е важно да осигурим на хората си регулярна, проактивна, ясна комуникация.
Прозрачност
Прозрачността е аспект на комуникацията, но тук сме я отделили, защото ни се иска да обърнем особено внимание на нея. В управлението на виртуални екипи, особено по време на промени, е от ключово значение да сме открити с хората си относно нещата, които знаем, нещата, които не знаем и – много важно – да можем да се ангажираме с подаване на нова информация редовно.
Уязвимост
Като лидери сме свикнали, че в критични ситуации, хората разчитат на нас за подкрепа, посока и усещане за сигурност. Това, което е важно обаче, за да изградим устойчиви взаимоотношения, базирани на доверие, е да бъдем автентични. Това означава да можем да признаем на себе си и останалите, че понякога няма да имаме отговорите и решенията при нас. Това от една страна спомага да изграждане на доверие, но и силно ангажира хората ни, тъй като посланието тук е – аз на този етап не знам какво е добре да се направи, но искам да решим заедно. Хората се ангажират с това да ни подкрепят в дадена ситуация, без да губим своя авторитет – дори напротив, през нашата уязвимост, ние показваме сила и интегритет.
Любопитство и емпатия
Като лидери от особено значение е да открием начина, по който да се свържем с всеки един от хората ни. Не само по отношение на виртуалните екипи, разбира се, но тук е от особена важност, тъй като предизвикателствата на дистанционната работа са много и включват именно отсъствието на личен контакт и усещането за свързаност и подкрепа – чисто физически, в пространството, в което се намираме. В пространството на своя домашен офис, всеки от хората ни се сблъсква с много специфични предизвикателства и дистрактори, които са строго индивидуални и често нямаме директен поглед върху тях. Затова е от особено значение да потърсим това свързване, да поддържаме усещането за свързаност, включеност, заедност – за общност.
Особено ключова роля е тази на лидера при този тип работа, за да може да подкрепи хората да се справят с усещането за изолация и деморализация и да създава пространство, в което хората да се чувстват спокойни да споделят мислите и емоциите си.
През създаване на „кръга на сигурност“ (Саймън Синек) лидерът може да създаде такова усещане на сигурност, в което хората да бъдат включвани във взимането на решения, да предлагат свои идеи и решения в трудни ситуации. Оставайки близо до хората си, лидерът може да вади наяве проблемите, с които хората се сблъскват, и да ги подкрепя да се справят с тях възможно най-ефективно.
И още….
- Организирайте неформални виртуални събирания по различни поводи – рождени дни, постижения.
- Ангажирайте хората си да си изпращат благодарности и/ли поздравления за различни постижения или за помощ, която са получили.
- Организирайте виртуални кафе паузи с цел неформално общуване.
- Обаждайте се на хората си редовно, просто за да видите как са, да установите личен контакт без да има работен повод.
- Създавайте пространство/общност, в което хората да споделят опит, добри практики, успехи, да се чувстват включени.
- Изчиствайте недоразуменията възможно най-бързо.
Вдъхване на отговорност
Фокус върху резултатите
Задаването на специфични, измерими цели на хората, ориентирани към конкретни резултати, силно повишава тяхната ангажираност. Особено важно е тяхното участие и съгласие при поставянето на тези цели – особено при по-опитните служители, които можем дори да поканим сами да поставят цели пред себе си. Важно е да подкрепим хората в това да бъдат резултатно ориентирани и да достигнат до нивото на компетенция, в което да могат сами да структурират деня си, работата и усилията. Самостоятелността е силно ангажиращ и мотивиращ фактор.
Ангажиране с решенията
Това е свързано с проявата на уязвимост от предходната точка и много ключов елемент за повишаване на ангажираността на хората ни – тогава, когато ги включваме в обсъждането на проблемите и на възможностите за решения.
Свързано е с изграждането на доверие, овластяването на хората, признанието на тяхната компетентност и майсторство в работата, усещането им за включеност и значимост. Важно е, ако отворим поле за хората ни да дават свои решения и добре да ги подготвим и да изясним предварително очакванията, че не всеки път техните решения ще бъдат приемани. И когато не можем да се съобразим с техните предложения, да ги мотивираме да продължават да участват в този процес като използваме частично предложените от тях подходи или признаваме/зачитаме тяхната гледна точка и я използваме при генерирането на идеи.
Фокус върху действието
Понякога резултатът/ целите, които сме поставили пред хората си, изглеждат трудно постижими. Затова е важно да поставяме акцент и върху „правенето“. Какво трябва да правят те всеки ден/всяка седмица/всеки месец, за да постигат по-големите си цели?
Това включва:
- Да изясним заедно с тях кои са конкретните действия, които могат да предприемат, за да се приближат до своята цел и – в крайна сметка – да я постигнат.
- Да ги окуражаваме да действат, да намерим начин на насърчаваме и награждаваме действието – било то и сам през признанието за добре свършена работа.
И още…
- Задайте основни показатели за продуктивност, през които да измервате ефективността на хората си.
- Дайте възможност на хората си сами да организират работата си.
- Правете регулярни срещи, в които да измервате напредъка, резултата, но и да отчитате какво е направено до момента, какви усилия са положени. Да прилагате модела – Пауза/Оценка/Планиране/Действие… и после пак – Пауза/Оценка/Планиране/Действие. Подкрепяйте хората в това да стават все по-самостоятелни и да прилагат този модел сами за себе си и за своите хора. Насърчавайте ги да проявяват гъвкавост по отношение на плановете, които са си поставили, и спрямо ситуацията, такава, каквато е към настоящия момент.
- Споделяйте календарите, плановете си за действие, както и напредъка по дадени задачи/цели.
- Провеждайте регулярни срещи, като е добре дори да са в един и същ ден от седмицата, за да се създаде добра рутина – тя създава усещане да сигурност и последователност.
Мотивация за постигане на целите
Ясна визия
Поддържане на ясна визия винаги е било част от основните лидерски компетенции. Когато става дума за работа във виртуална среда обаче, този аспект се откроява с особена важност. Основно поради факта, че дистанционната работа често пъти създава поводи за допълнителни дистрактори и връзката между ежедневните задачи и голямото ЗАЩО (…правим това, което правим) може лесно да се изплъзне при хората. Лидерът трябва да поддържа посоката, дори във времена на промяна и адаптация към нови условия, да напомня защо правим това, което правим, кое е ценното, как реализираме по-големия смисъл през ежедневната ни работа.
Нагласа за учене
Нагласата за учене е много ценна не само при работата във виртуални екипи, но и с оглед на тенденциите за развитието на бизнеса в бъдещето. Все повече ще се налага да проявяваме своята гъвкавост и адаптивност с появата на нови технологии и нови методи на работа. Важно е като лидери да поддържаме нагласата за учене, любопитство и проверка – какво работи добре за нас и как да го прилагаме повече и кое не работи и трябва да отстъпи място на работеща алтернатива.
Създаване на нова рутина
Що се отнася до работната рутина на всеки един от хората ни – да, безспорно е важно да оставим хората да определят своя начин на работа, който е повече в съответствие с техния темперамент, енергия и стил на работа. В началото обаче при преминаване към дистанционна работа, можем да си позволим да бъдем една идея по-директивни (ситуационното лидерство) и да дадем ясни, конкретни насоки как да организират работата си така че да са по-ефективни. Дори най-опитните ни хора могат да попаднат в капана на разсейващите фактори, на „плаващото“ работно време, на протакането и липсата на ясна рамка. Създайте много ясен, конкретен, плътен работен ритъм за себе си и подкрепете хората си в това. Работете по това да се подкрепяте и дисциплинирате един друг тогава, когато е необходимо.
Това може да включва и изясняване на начина на комуникация – какви срещи кога ще се случват, с кого и как да комуникират при нужда от помощ; отчетността – как ще следим напредъка оттук нататък.
И още…
- Бъдете на разположение на хората си, дори извън регулярното работно време
- Изслушвайте ги внимателно, емпатирайте, търсете да разберете:
- какви са предизвикателствата им в момента и как можете да ги подкрепите;
- какво е важно за тях и как можете да им го осигурите;
- с какво могат те да бъдат полезни на останалите в тази ситуация и им дайте възможност да се изявят.
- Обръщайте особено внимание на невербалната комуникация, тона на гласа – всичко, което може да остане неизказано, но да е важно за тях, заслужава да му обърнете внимание в личен разговор.
- Улеснете ги като подсигурите, че плановете за действие, уговорките са ясно разписани и на разположение на всички.
- Когато има нужда, организирайте учебни сесии за споделяне на опит и знания.
- Отделяйте необходимото време за регулярна обратна връзка и признание за добре свършената работа.
Източници: Ivey Business Journal
Forbes
McKinsey Digital