Представете си следната ситуация: влизате в седмичната екипна среща и още след първите 10 минути виждате (ако изобщо има вкючени камери във виртуалния вариант) как половината хора вече гледат телефона си, а другата половина си мислят за списъка със задачи. Познато ли ви е?
Истината е, че в много компании, срещите са се превърнали в задължителна „точка от програмата“ – без вдъхновение, без енергия, без усещане, че времето е използвано смислено.
Когато срещите не работят…
– Хората губят мотивация;
– Времето се разпилява;
– Няма място за идеи и учене;
– Културата се усеща като бюрокрация, а не като иновация.
Как да превърнем срещите в двигател за развитие?
Добрата новина е, че екипните срещи могат да бъдат точно обратното – време, в което хората се свързват, учат един от друг и дори се вдъхновяват. Нужно е само малко внимание към начина, по който ги водим:
- Започнете със „защо“ – всяка среща трябва да има ясна цел.
- Баланс – освен отчет на резултатите, дайте място и за обмен на опит.
- Включете всички – хората искат да бъдат чути.
- Гледайте към решенията – проблемите са важни, но енергията идва от идеи за изход.
- Питайте за обратна връзка – какво е било полезно и какво може да се подобри.
Ако решим да подходим майсторски
Известно е, че екипните срещи (с план, който не включва обсъждане на оперативни въпроси) укрепват взаимоотношенията в екипа, отварят възможности за подобрения, подпомагат развитието на отделните членове на екипа и създават конструктивна екипна култура. Въпреки това, повечето мениджъри не ги провеждат или ги превръщат в среща по оперативни въпроси.
Практиката показва, че по една такава среща на месец е напълно достатъчно и не е в повече.
Аджендата на срещите трябва да бъде изготвена съвместно с хората от екипа ви, важно е да ги насърчавате да споделят какви теми биха искали да обсъдят.
Ето идеи на какво можете да посветите редовното събиране на екипа:
-
Подобрения на работата на екипа
Често, забързани в динамиката на ежедневити, хората виждат къде работата може да бъде подобрена, но отлагат дискусия за това поради липса на време. Да посветим една или повече срещи специално на това, може да бъде много добра инвестиция.
По отношение на тази категория теми, можете да започнете със среща, на която да набележите посоките за подобрения и така да генерирате теми за няколко срещи след това. Добра механика да го направите е да помолите всеки самостоятелно да напише няколко неща, които би искал да обсъдите с екипа. След това всеки да сподели своите идеи и да формирате списък от теми. Възможно е да има повторения и това би било показателно. След това нека всеки гласува за три теми, без значение дали се включват неговите първоначални идеи. Темите, които съберат най-много гласове, са темите, с които да започнете.
-
Споделяне на опит и знание:
Често, въпреки, че хората работят ежедневно заедно, не остава време и простанство за споделяне на опит. Отделянето на специализирано време за това може да ви изненада. Опит, който хората да споделят има в няколко аспекта:
- Имплицитно знание (опит натрупан в живата работа);
- Знание от книги и интернет;
- Знание и преживявания от събития и обучения.
-
Взаимопомощ
На някоя среща на екипа нека всеки човек да сподели
- едно нещо, над което работи, което е предизвикателство, и
- от каква помощ се нуждае или каква подкрепа би му била полезна.
Това е възможно да го включите в началото или края на всяка друга среща.
-
Неформално общуване, свързване и сработване
Ако работите виртуално, неформалното общуване може да е доста затруднено. А, ако сте на живо в офиса, личните предпочитания и забързаното ежедневие също затрудняват личностната връзна между хората. Ето малко идеи какво можете да направите:
- Организирайте (виртуални) кафе паузи с цел неформално общуване.
- Организирайте неформални (виртуални) събирания по различни поводи – рождени дни, постижения.
- Ангажирайте хората си да си изпращат благодарности и/или поздравления за различни постижения или за помощ, която са получили.
- Започвайте работните екипни срещи с малко време всеки да сподели какво се случва при него в последните дни;
- Въведете „бъди“ система, в която двама-трима хора от екипа да си помагат взаимно по определени задачи и по този начин да насърчите повече комуникация помежду им.
И в заключение – малко предизвикателство за теб
Следващата седмица пробвайте следното: отделете първите 10 минути на една среща за споделяне на добри практики или малки победи. Гарантираме ви, че енергията в стаята (дори и виртуална) ще се промени.
А сега е ваш ред
Вашите хора как възприемат екипните срещи – като формалност или като възможност за растеж? Споделете в коментарите по-долу – идеите ви може да вдъхновят и други HR лидери.